Sur un parc de 3 500 utilisateurs SAP, un surcoût de 20% sur les licences Professional représente 400 000 à 800 000€ par an. Sur un contrat RISE de 5 ans, c’est 2 à 4 millions d’euros verrouillés contractuellement — sans possibilité de renégociation. L’audit des rôles avant la signature n’est pas un projet IT. C’est une décision financière
Le mécanisme que la plupart des DSI ignorent
Avant une migration vers RISE with SAP, SAP procède à une réévaluation de votre parc de licences. Le nouveau modèle de licensing RISE distingue plusieurs catégories d’utilisateurs — et la plus coûteuse, Professional, est souvent sur-attribuée.
Le problème : la catégorisation de vos utilisateurs dépend de leurs rôles SAP. Si vos rôles sont trop larges (ce qui est presque toujours le cas après 10 ans d’exploitation), trop d’utilisateurs sont classés Professional alors qu’ils devraient être Limited ou self-service.
Concrètement : un utilisateur qui n’utilise SAP que pour consulter ses congés mais dont le rôle inclut une transaction FI est classé Professional. Il coûte le prix d’un utilisateur financier complet.
Ce que nous avons fait chez un groupe industriel
Un groupe industriel de 3 500 utilisateurs SAP préparait sa migration RISE. Le devis initial de licences était basé sur 2 100 utilisateurs Professional — soit 60% du parc.
**Étape 1 : analyse des usages réels.** Nous avons analysé les transactions effectivement exécutées par chaque utilisateur sur les 12 derniers mois. Résultat : 38% des utilisateurs classés Professional n’avaient exécuté aucune transaction justifiant ce niveau.
**Étape 2 : optimisation des rôles.** Refonte ciblée des rôles sur-attribués. Pas une refonte générale — un ajustement chirurgical sur les rôles qui provoquent la surclassification.
**Étape 3 : renégociation.** Avec les rôles optimisés, le client a pu requalifier 800 utilisateurs de Professional vers Limited. L’économie sur le contrat annuel de licences RISE a financé la totalité de notre intervention.
Les chiffres
- 38% des utilisateurs Professional requalifiés en Limited
- 30% des rôles SAP optimisés après audit
- 35% d’économie sur le contrat annuel de licences
- L’intervention s’est autofinancée dès la première année
Pourquoi il faut agir avant la signature RISE
Une fois le contrat RISE signé, les catégories d’utilisateurs sont fixées pour la durée du contrat (généralement 5 ans). Un audit post-signature n’a aucun levier de négociation. C’est avant la signature que tout se joue.
Les trois erreurs que nous voyons systématiquement :
- Accepter la catégorisation SAP sans la challenger — SAP a intérêt à maximiser le nombre de Professional
- Négocier le prix unitaire plutôt que le volume — c’est le nombre d’utilisateurs Professional qui coûte, pas le tarif
- Lancer l’audit après la signature — trop tard, le contrat est verrouillé
